Risikovorsorge, Bewältigung wachsender Komplexität und Effizienzsteigerung durch KI 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung entwickelt sich zu einer strategischen, datengestützten Funktion, die durch Erkenntnisse, Technologie und betriebliche Effizienz in globalen Unternehmen einen Mehrwert schafft.

• 33 % der Verantwortlichen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung sehen die Datensicherheit als einen Schlüsselbereich, in dem in den nächsten zwei bis drei Jahren weltweit Verbesserungen erforderlich sind. 
• 72 % überdenken angesichts des Fachkräftemangels das Lohn- und Gehaltsmanagement.
• 44 % prüfen den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) als Lösung.
• Die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung entwickelt sich weiter: 43 % agieren mittlerweile als eigenständige Funktion.

ADP, ein weltweit führender Anbieter von Lohnabrechnungs- und HR-Lösungen, zeigt in seiner aktuellen globalen Lohnabrechnungsumfrage „The Potential of Payroll 2026“, dass die Systeme, die einige der sensibelsten Daten eines Unternehmens verarbeiten, von vielen Seiten unter Druck stehen. Die Studie basiert auf den Antworten von mehr als 1.800 Führungskräften aus 20 Ländern, darunter 700 aus Europa, und verdeutlicht zugleich, wie Payroll-Teams auf diese Herausforderungen reagieren: Sie bewältigen die wachsende Komplexität, erproben KI-Lösungen und positionieren sich zunehmend als strategische Geschäftseinheit.

Die Vorbereitung auf Cybersicherheit prägt den Wandel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Da Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zunehmend schutzwürdige personenbezogene Daten verarbeiten, wird die Vorbereitung auf Cybersicherheitsrisiken zu einem Faktor, der den Wandel in diesem Bereich beeinflusst. Folglich hat die Verbesserung der Datensicherheit für viele Führungskräfte im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung Priorität: 33 % bezeichnen sie als einen Schlüsselbereich für globale Verbesserungen in den nächsten zwei bis drei Jahren.

Führungskräfte im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sich der Cyber-Bedrohungen, denen sie ausgesetzt sind, sehr bewusst. Denn immer mehr Unternehmen geben an, bereits mindestens einen Cybersicherheitsvorfall erlebt zu haben, der sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse auswirkt – ein Anstieg von 57 % auf 70 % im Jahresvergleich. Dabei berichtet fast ein Viertel (23 %) von drei oder vier Vorfällen im Laufe des Jahres, und ein kleinerer Anteil von fünf oder mehr.  

Gleichzeitig sind die Ansätze zur Vorsorge nach wie vor uneinheitlich. Nur 41 % der Unternehmen haben einen unternehmensweiten Notfallplan umgesetzt, während andere sich auf begrenztere oder länderspezifische Rahmenbedingungen verlassen. Fast die Hälfte (47 %) hat ihre Ressourcen für die Datensicherheit bereits verstärkt, und ein weiterer Anteil ist dabei, schrittweise und kontinuierlich Maßnahmen einzuführen, um den Wandel zu widerstandsfähigeren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen zu vollziehen.

Die Komplexität der Vorschriften kostet Unternehmen doppelt

Weiterhin bleibt die Verwaltung der Arbeitsrechtsvorschriften in mehreren Rechtsräumen eine große operative Belastung für globale Unternehmen. Drei Viertel (75 %) der Führungskräfte bezeichnen dies als erhebliche Herausforderung, und 70 % geben an, dass sie Schwierigkeiten haben, Verstöße gegen Vorschriften zu erkennen – was zu einer Compliance-Blindstelle führt, die direkte finanziellen Folgen haben kann.  

69 % der Unternehmen geben an, dass sie ihrem Personal lieber zu viel zahlen, als Verstöße gegen Vorschriften zu riskieren – ein vorsichtiger, aber kostspieliger Ansatz, der die versteckte Belastung durch Compliance-Unsicherheit verdeutlicht. Trotz dieser Überzahlungen aus Sicherheitsgründen müssen 68 % mindestens einmal jährlich Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften zahlen. 47 % nennen die Anwendung neuer Gesetze als eine der beiden Hauptursachen für Bearbeitungsfehler.

„Wenn zwei Drittel der Unternehmen ihr Personal bewusst zu hoch bezahlen, weil sie sich in den lokalen Vorschriften nicht sicher zurechtfinden, ist klar, dass der derzeitige Ansatz nicht funktioniert. Die Lösung liegt nicht in noch mehr Vorsicht, sondern in einer Neugestaltung des Risikomanagements in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. In einem komplexen und fragmentierten globalen Umfeld der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Führungskräfte darauf abzielen, Compliance und Sicherheit unter einem einzigen Betriebsmodell zu vereinen, anstatt sie als getrennte Bereiche zu behandeln. Selbst wenn Unternehmen auf KI setzen, lässt sich diese aufgrund unterschiedlicher Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Datenstrukturen nicht nahtlos grenzüberschreitend skalieren. Dies unterstreicht den Bedarf an Systemen, die regulatorische Änderungen in Echtzeit überwachen, Sicherheitskontrollen in die Gehaltsabrechnungsabläufe integrieren und die Teamstrukturen so weiterentwickeln, dass sie über das erforderliche regulatorische und technische Fachwissen verfügen, um diese Komplexität zu bewältigen“, kommentiert Thomas Zimmermann, Geschäftsführer ADP in Deutschland.  

Der Fachkräftemangel beschleunigt die Einführung von KI – Teams werden ergänzt, nicht ersetzt

Die Umfrage ergab zudem, dass 68 % der Unternehmen angeben, ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst sei von einem Mangel an qualifiziertem Personal betroffen – ein Anstieg gegenüber 61 % im Vorjahr –, während 64 % berichten, dass sie Schwierigkeiten haben, externes Personal einzustellen. Es ist diese Talentlücke – und nicht der Wunsch, Personal abzubauen –, die Unternehmen dazu bewegt, auf technologiegestützte Lösungen zu setzen. Auch wenn Führungskräfte in die Weiterbildung und Umschulung ihrer Mitarbeitenden investieren, um Kompetenzlücken zu schließen, erkennen sie, dass KI-Fähigkeiten in Verbindung mit menschlichem Urteilsvermögen und institutionellem Wissen zur Bewältigung komplexer Compliance-Anforderungen entscheidend sein werden, um Schritt zu halten.

• 72 % überdenken, wie sie ihre Leistungsfähigkeit angesichts schrumpfender Talentpools aufrechterhalten können.
• 44 % von ihnen setzen auf KI, um die Lücke zu schließen – der häufigste Ansatz –, gefolgt von 40 %, die manuelle Prozesse automatisieren, und 39 %, die Prozesse regionenübergreifend standardisieren. 
• Etwa ein Drittel nutzt KI bereits für Kernaufgaben, darunter Dateneingabe (35 %), Fehlererkennung (35 %) und Compliance-Management (33 %). 
• Weitere 37–40 % prüfen derzeit aktiv den Einsatz von KI in diesen Bereichen oder setzen ihn bereits um.

Der strukturelle Wandel der Lohn- und Gehaltsabrechnung: von einer Unterfunktion des Finanzbereichs zu einer eigenständigen Geschäftseinheit

Die Untersuchung weist auf einen markanten strukturellen Wandel hinsichtlich der Stellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb des Unternehmens hin. Der Anteil der Unternehmen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung als eigenständige Funktion betreiben, hat sich innerhalb eines Jahres von 13 % auf 43 % mehr als verdreifacht. Gleichzeitig sind nur noch 21 % der Lohn- und Gehaltsabrechnungsteams im Finanzbereich angesiedelt – ein deutlicher Rückgang von 52 % –, was darauf hindeutet, dass Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung zunehmend als eigenständige strategische Funktion betrachten und nicht mehr als Unterabteilung des Finanzteams.  

Dieser Wandel wird durch Investitionen in neue Kompetenzen unterstützt:

• 76 % der Personalabrechnungsleiter geben an, dass sie ihre Personalabrechnungsteams vergrößern, wobei Unternehmen nach spezialisiertem Fachwissen in den Bereichen Compliance (38 %), Datensicherheit (37 %), Analytik (37 %), Lohn- und Gehaltsabrechnung (35 %) und IT (34 %) suchen.
• 44 % der Führungskräfte möchten, dass ihre Teams mehr Zeit für Datenanalysen und die Verbesserung von Geschäftsprozessen aufwenden, während 43 % mehr Zeit für strategische Planung und die Integration neuer Technologien wünschen.

Diese Neuausrichtung spiegelt die wachsende Erkenntnis wider, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung – an der Schnittstelle zwischen Finanzen, Personalwesen und Compliance – einen der umfangreichsten Datensätze zur Belegschaft in jedem Unternehmen generiert. Unternehmen, die in diese Kompetenz investieren, verknüpfen Erkenntnisse aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Personalplanung, der Überwachung gesetzlicher Vorschriften und der Arbeitsplatzerfahrung.  

Der vollständige Bericht „Das Potenzial der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Jahr 2026“ steht hier zum kostenlosen Download bereit. 

„Das Potenzial der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Jahr 2026“ – Methodik der globalen Umfrage zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der Bericht „Das Potenzial der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Jahr 2026“ basiert auf der globalen Umfrage von ADP zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die 1.816 hochrangige Entscheidungsträger aus dem Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung in 20 Ländern befragt wurden. Die Stichprobe verteilte sich auf die wichtigsten Regionen weltweit, um ein breites Spektrum an Modellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, regulatorischen Rahmenbedingungen und Organisationsstrukturen widerzuspiegeln. Alle Befragten sind in Unternehmen mit weltweit mehr als 1.000 Mitarbeitern tätig und bekleiden Führungspositionen; über 80 % von ihnen sind als Senior Vice President (SVP), Vorstandsmitglied oder in einer anderen leitenden Entscheidungsposition tätig. Die Teilnehmer wurden aufgrund ihrer direkten Beteiligung an oder ihrer fundierten Kenntnisse über die Gehaltsabrechnung und die entsprechende Strategie in ihren Unternehmen ausgewählt.