Angesichts der aktuellen Personalengpässe in der öffentlichen Verwaltung, die laut dem DBB Beamtenbund und Tarifunion mindestens 551.500 Beschäftigte fehlen, und den bevorstehenden Ruhestand von 1,36 Millionen Mitarbeitern in den nächsten zehn Jahren, suchen zwei Behördenspezialisten nach innovativen Lösungen.

Die bol Behörden Online Systemhaus GmbH und Convaise haben eine strategische Partnerschaft geschlossen, um gemeinsam wegweisende KI-Lösungen für die öffentliche Verwaltung zu entwickeln. Ziel dieser Kooperation ist es, Künstliche Intelligenz (KI) sinnvoll, nützlich und effektiv einzusetzen, um den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern und gleichzeitig die dringend notwendige Entlastung für Verwaltungsmitarbeiter zu schaffen.

Als Teil der Medienunion Gruppe wird die bol Behörden Online Systemhaus GmbH ihre Kunden mit ganzheitlichen Lösungen zu KI und Formular-Management unterstützen. Gemeinsam mit Convaise strebt bol an, das bestehende Formular Management System, das seit über 20 Jahren erfolgreich auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene im Einsatz ist, zu einem intelligenten Formular Management System weiterzuentwickeln. Der Fokus liegt darauf, Bürgern die Nutzung von Online-Anträgen mit einem Formular-Bot-Assistenten zu erleichtern.

Im ersten Schritt werden allgemeine und fachlich trainierte KI-Bots entwickelt, die den Antragsteller zum richtigen Formular führen. Im zweiten Schritt wird der KI-Bot zu einem Formular-Bot-Assistenten weiterentwickelt, der in einem Dialog proaktive und kontextspezifische Hilfestellungen bietet. Dies erleichtert das Ausfüllen der Formulare und gewährleistet eine hohe Datenqualität für die weitere digitale Verarbeitung in der öffentlichen Verwaltung. In einer weiteren Ausbaustufe wird dieser Dialog nicht nur in Text-, sondern auch in Sprachform und in verschiedenen Sprachen geführt, wodurch Formulare durch einen geführten Dialog mit dem Antragsteller automatisiert vorausgefüllt werden. Eine weitere wichtige Funktion des Formular-Bot-Assistenten ist die Überprüfung der Echtheit von hochgeladenen Dokumenten, die für die Antragstellung notwendig sind.

Zusammengefasst konzentriert sich die strategische Partnerschaft von bol und Convaise auf die Prüfung der „Antrags-Voraussetzungen“ sowie die Unterstützung beim „Ausfüllen des Formulars“. Convaise bringt dabei umfassende Erfahrung aus dem eGovernment-Umfeld mit.