Auf der SecTec in München, ausgerichtet vom BVSW Mitte April, stellte Christian Graf, Leiter Entwicklung der NWS Digital GmbH, einem Tochterunternehmen der Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft (NWS), ein Konzept vor, das zeigt, wie sich Pforten- und Empfangsbereiche künftig vollständig digital organisieren lassen. Im Mittelpunkt seines Vortrags standen von der NWS in der DACH Region eigenentwickelte, digitale Besucherprozesse, mehrsprachige und DSGVO-konforme Abläufe, automatisierte Check-in- und Check-out-Prozesse sowie die Navigation über Firmengelände.

Warum klassische Pforten an Grenzen stoßen

Die klassische Pforte arbeitet vielerorts noch mit Papierlisten, Kugelschreiber, manueller Ausweiskontrolle und persönlicher Einweisung. Dieses Modell wird zunehmend problematisch. Unternehmen stehen vor Fachkräftemangel, wachsender Regulierung, komplexeren Lieferketten, hybriden Arbeitsformen und einer verschärften Bedrohungslage.
Gerade bei Industrieunternehmen, kritischen Infrastrukturen und größeren Werksgeländen reicht es nicht mehr aus, Besucher lediglich zu empfangen. Unternehmen müssen wissen, wer sich wann auf dem Gelände befindet, welche Unterweisungen absolviert wurden, welche Dokumente geprüft wurden und wie im Notfall schnell reagiert werden kann.

Regulierung erhöht den Druck

Christian Graf verwies in seinem Vortrag darauf, dass Zutrittsprozesse heute eng mit Themen wie KRITIS, NIS2, DSGVO, ISO 27001, Cyber Resilience Act sowie Dokumentations- und Nachweispflichten verbunden sind.
Besonders NIS2 rückt Sicherheitsprozesse stärker in die Verantwortung der Unternehmensleitung. Damit wird Zutrittskontrolle zunehmend auch zu einer Frage von Governance, Haftung und Compliance.

Bei Besucherdaten handelt es sich zudem um sensible Informationen. Wer digitale Systeme einsetzt, muss deshalb sicherstellen, dass Daten nur zweckgebunden verarbeitet, sicher gespeichert und nachvollziehbar gelöscht werden. Das gilt besonders, wenn Dokumentenprüfung oder biometrische Verifikation eingesetzt werden.

Exkurs: Was ist die digitale Pforte?

Die von der NWS vorgestellte digitale Pforte versteht den Empfang nicht mehr als einzelne Kontrollstelle, sondern als durchgängige Besucherreise.

Der Prozess beginnt bereits vor dem Besuch: Der Gastgeber verschickt einen digitalen Einladungslink, der Gast registriert sich per Smartphone, lädt notwendige Dokumente hoch, hinterlegt Fahrzeugdaten, absolviert Sicherheitsunterweisungen und unterschreibt digitale Erklärungen wie Datenschutzbestätigungen oder NDAs.

Am Besuchstag erfolgt der Check-in über QR-Code, Kiosk-Terminal oder Türstation. Je nach Sicherheitsbedürfnis können Dokumentenprüfung, PIN-Abfrage, biometrischer Abgleich (2FA) und/oder die Prüfung besonderer Nachweise hinzukommen. Nach dem Zutritt kann der Besucher über digitale Navigation zum Zielgebäude geführt werden. Beim Verlassen des Geländes erfolgt der Check-out, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer sich noch auf dem Areal befindet.

Der besondere Ansatz liegt darin, Routineprozesse zu automatisieren, ohne die sicherheitsrelevante Entscheidung vollständig dem System zu überlassen.
Der Mensch bleibt im Sinne des „Human in the Loop“-Prinzips eingebunden.

Mehrsprachigkeit als Sicherheitsfaktor

Ein wesentliches Problem an klassischen Pforten ist die Sprachbarriere. Internationale Gäste, Fahrer oder Dienstleister benötigen klare Informationen – vor allem dann, wenn es um Sicherheitsunterweisungen, Gefahrenzonen oder Verhaltensregeln geht.

Digitale Systeme können diese Inhalte mehrsprachig bereitstellen und standardisiert dokumentieren. Dadurch werden Missverständnisse reduziert und Sicherheitsinformationen verlässlicher vermittelt. Für Unternehmen bedeutet das mehr Prozesssicherheit und weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden mit besonderen Sprachkenntnissen.

Vom Papierprozess zum Audit-Trail

Ein weiterer Vorteil digitaler Zutrittskontrolle liegt in der Nachweisfähigkeit. Jeder Schritt des Besucherprozesses kann protokolliert werden: Einladung, Registrierung, Dokumentenprüfung, Sicherheitsunterweisung, Check-in, Aufenthalt und Check-out.

Damit entsteht ein lückenloser Audit-Trail. Gerade für regulierte Unternehmen ist das ein zentraler Mehrwert. Im Notfall, bei internen Prüfungen oder gegenüber Behörden kann nachvollzogen werden, welche Personen sich wann auf dem Gelände befanden und welche Anforderungen erfüllt wurden.

Technik muss integrierbar bleiben

Graf betonte, dass eine praxistaugliche Lösung nicht bestehende Systeme verdrängen darf. Viele Unternehmen verfügen bereits über Kartenleser, Transponder, Schranken, Zutrittssysteme oder Microsoft-365-Umgebungen. Ein modernes digitales Pfortensystem muss deshalb integrierbar sein.
Über Schnittstellen können bestehende Systeme angebunden werden. Auch Outlook-Termine können zum Startpunkt des Besucherprozesses werden, sodass Gastgeber nicht doppelt arbeiten müssen. Wird ein Termin erstellt, kann im Hintergrund automatisch der digitale Besucherprozess angestoßen werden.

Datenschutz und Biometrie: sensibel, aber möglich

Biometrische Verifikation kann den Check-in sicherer und schneller machen, muss aber besonders sorgfältig umgesetzt werden. Entscheidend ist, dass sensible Daten nicht unnötig übertragen werden. Im vorgestellten Konzept erfolgt die biometrische Prüfung lokal auf dem Gerät. Die Verarbeitung wird also möglichst nah am Endgerät durchgeführt und nicht in eine externe Cloud verlagert.

Das reduziert Risiken und unterstützt eine datenschutzfreundlichere Architektur. Dennoch bleibt klar: Biometrie verlangt transparente Regeln, klare Einwilligungen und eine saubere Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Arbeitnehmervertretungen.

Navigation über das Werksgelände

Zutrittskontrolle endet nicht an der Schranke. Besonders auf großen Industrie- und Logistikarealen kann die Orientierung für Besucher schwierig sein. Digitale Navigation kann den Weg vom Empfang zum Zielgebäude unterstützen und zugleich sicherheitsrelevante Bereiche berücksichtigen.

Sperrzonen, Gefahrenbereiche oder ATEX-Zonen können in die Routenführung integriert werden. Verlässt ein Besucher den vorgesehenen Weg oder betritt einen sensiblen Bereich, kann das System eine Meldung auslösen. Damit wird Besuchermanagement um eine operative Sicherheitskomponente erweitert.

Entlastung für Werkschutz und Empfang

Die digitale Pforte ersetzt nicht den Menschen, sondern entlastet ihn. Routineaufgaben wie Datenerfassung, Unterweisungsnachweise, Dokumentenprüfung oder Standardkommunikation können automatisiert werden. Sicherheitsmitarbeitende gewinnen dadurch Zeit für Ausnahmen, Bewertung, Intervention und Lageeinschätzung.

Gerade angesichts des Fachkräftemangels ist das ein wichtiger Punkt. Digitale Systeme helfen, vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen und gleichzeitig die Qualität der Prozesse zu erhöhen.

Nutzerfreundlichkeit bleibt entscheidend
Bei aller Sicherheit muss ein digitales Zutrittssystem einfach bedienbar bleiben. Besucher sollen sich nicht durch komplizierte Masken kämpfen müssen. Gastgeber sollen keine zusätzlichen administrativen Hürden bekommen. Die Akzeptanz steht und fällt mit einer intuitiven Nutzerführung.

Ein gutes System verbindet daher Sicherheit mit Komfort: mobile Vorregistrierung, klare Sprache, QR-Code-Check-in, mehrsprachige Unterweisungen, automatische Freigaben und einfache Integration in bestehende Arbeitsabläufe.

Die Pforte wird zur Sicherheitsplattform

Der Vortrag auf der SecTec in München zeigte deutlich: Zutrittskontrolle entwickelt sich vom analogen Empfangsprozess zur digitalen Sicherheitsplattform.
Besuchermanagement, Dokumentenprüfung, Werkschutz, Evakuierung, Navigation, Compliance und perspektivisch auch KI-gestützte Assistenzsysteme wachsen zusammen.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute über Zutrittskontrolle nachdenkt, sollte nicht nur Türen, Karten und Schranken betrachten. Entscheidend ist der gesamte Prozess – von der Einladung bis zum Check-out. Eine moderne digitale Pforte schafft mehr Sicherheit, bessere Nachweisfähigkeit, effizientere Abläufe und ein professionelleres Besuchererlebnis.
[DCM]