Kontaktloser Check-in, Zugang rund um die Uhr und weniger Aufwand an der Rezeption: Digitale Schließsysteme mit PIN-Code sollen Hotel- und Apartmentbetreibern helfen, den Aufenthalt stärker zu automatisieren. TESA Hotel, eine Marke von ASSA ABLOY, setzt dabei auf zeitlich begrenzte Zugangscodes, die sich mit Buchungs- und Property-Management-Systemen verbinden lassen. Für die Hotellerie eröffnet das neue Möglichkeiten – erhöht aber zugleich die Anforderungen an IT-Sicherheit, Prozessqualität und Zugriffsmanagement.

Der klassische Hotelschlüssel ist längst nicht mehr die einzige Möglichkeit, ein Zimmer zu öffnen. RFID-Karten und Smartphone-Schlüssel gehören in vielen Häusern bereits zum Alltag. Eine weitere Variante gewinnt nun an Bedeutung: der zeitlich begrenzte PIN-Code.

Der Ansatz passt zu einer Hotellerie, die ihren Check-in zunehmend digitalisiert. Reisende erwarten insbesondere bei späten Ankünften, Kurzaufenthalten und Ferienapartments mehr Flexibilität und möglichst wenig Wartezeit. Eine 2025 durchgeführte Befragung von 12.000 Reisenden aus 14 europäischen Märkten deutete auf eine steigende Nachfrage nach nahtlosen und weitgehend warteschlangenfreien Hotelaufenthalten hin. Auch in der Global Hotel Alliance Travel Trends Survey 2026 gaben nach Angaben der Anbieter nahezu 80 Prozent der Marken an, in Lösungen für einen möglichst reibungslosen Check-in zu investieren.

Für Hotelbetreiber entsteht daraus eine doppelte Herausforderung: Sie müssen den Komfort erhöhen, ohne Zugangssicherheit und Kontrolle aus der Hand zu geben.

Zugangscode ersetzt Schlüsselübergabe

Mit seiner Lösung „Check-In PIN“ setzt TESA Hotel auf einen vergleichsweise einfachen Ablauf. Vor der Anreise erhält der Gast per E-Mail einen individuellen PIN-Code. Dieser ermöglicht während des gebuchten Zeitraums den Zugang zum Hotelzimmer und – abhängig von den vergebenen Berechtigungen – zu weiteren Bereichen wie Haupteingang, Fitnessraum oder Gemeinschaftsflächen.

Eine Schlüssel- oder Kartenübergabe an der Rezeption entfällt. Ebenso muss der Gast keine zusätzliche App installieren.

Für kleine Hotels, Pensionen, Serviced Apartments oder Ferienunterkünfte kann gerade dieser Punkt relevant sein. Ein digital gesteuerter Zutritt ermöglicht Anreisen außerhalb regulärer Rezeptionszeiten, ohne dass dafür durchgehend zusätzliches Personal vor Ort benötigt wird.

Nach dem geplanten Check-out verliert der Code automatisch seine Gültigkeit. Soll ein Gast länger bleiben, kann der Gültigkeitszeitraum über die Hotelsoftware angepasst werden.

Das Prinzip klingt unspektakulär – genau darin liegt jedoch ein Teil seines Potenzials. Im Gegensatz zu mobilen Schlüsseln setzt der Zugang nicht voraus, dass Gäste ein kompatibles Smartphone besitzen, eine App herunterladen oder sich mit einer digitalen Wallet beschäftigen.

Zutrittsmanagement wird Teil des digitalen Gästeprozesses

Die größere Veränderung liegt weniger im PIN selbst als in der Verbindung von Zutritt und Hotelsoftware.

Berechtigungen lassen sich individuell vergeben und zeitlich begrenzen. Ein Gast kann beispielsweise Zugang zu seinem Apartment, zum Haupteingang und zum Fitnessbereich erhalten, nicht jedoch zu anderen Gebäudeteilen.

TESA beschreibt die PIN-Lösung als Teil eines umfassenderen Hotel-Ökosystems. Über Programmierschnittstellen soll das System mit Property-Management-Systemen, Self-Check-in-Terminals und Online-Buchungsplattformen verbunden werden können.

Damit kann aus einer Reservierung automatisiert eine passende Zutrittsberechtigung entstehen. Im Idealfall reduziert dies manuelle Schritte zwischen Buchung, Schlüsselübergabe und Abreise.

Für Betreiber ist gerade diese Prozessintegration entscheidend. Die Digitalisierung einer einzelnen Tür schafft nur begrenzten Mehrwert. Interessant wird das Modell dort, wo Buchungsdaten, Aufenthalt, Zugangsrechte und Check-out zu einer durchgängigen Prozesskette verbunden werden.

PIN-Systeme stellen andere Sicherheitsfragen

Aus sicherheitstechnischer Sicht verschiebt ein solches Modell allerdings auch das Risikoprofil.

Eine verlorene Schlüsselkarte kann gesperrt werden. Ein kompromittierter PIN lässt sich ebenfalls deaktivieren und ersetzen. Der Unterschied: Ein numerischer Zugangscode kann kopiert, weitergegeben oder unbeabsichtigt sichtbar gemacht werden, ohne dass sein ursprünglicher Besitzer dies unmittelbar bemerkt.

Entscheidend ist daher, dass Codes eindeutig, ausreichend robust und konsequent zeitlich begrenzt werden. Ebenso wichtig sind sichere Prozesse für Versand, Speicherung und Änderung der Zugangsdaten.

TESA gibt an, dass die Kommunikation zwischen System und Schlössern verschlüsselt erfolgt und PIN-Codes bei Bedarf unmittelbar widerrufen werden können. Geht eine Schlüsselkarte verloren oder gilt ein Zugangscode als kompromittiert, lässt sich nach Herstellerangaben über die Verwaltungssoftware eine neue Berechtigung erzeugen und die alte gleichzeitig sperren.

Damit entfällt bei elektronischen Berechtigungen der bei klassischen mechanischen Schließsystemen unter Umständen notwendige Austausch von Schließzylindern beziehungsweise eine Neuschließung.

Sicherheit hängt an der gesamten Prozesskette

Für Betreiber bedeutet dies jedoch auch: Die Sicherheit eines digitalen Hotelschlosses endet nicht an der Tür.

Sobald Zugangsdaten per E-Mail versendet, über Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen übertragen und zentral verwaltet werden, entsteht eine IT-gestützte Zutrittsarchitektur. Deren Sicherheitsniveau hängt von allen beteiligten Komponenten ab.

Ein technisch sicherer Beschlag kann nur begrenzt schützen, wenn beispielsweise das E-Mail-Konto des Gastes kompromittiert ist, Mitarbeiterkonten unzureichend abgesichert sind oder Schnittstellen zwischen Buchungs- und Zutrittssystemen Schwachstellen enthalten.

Aus diesem Grund sollten Hotels neben der physischen Zutrittssicherheit auch Fragen wie starke Administrator-Authentifizierung, Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung, sichere Schnittstellen und regelmäßige Softwareupdates berücksichtigen.

Gerade bei einer zentralisierten Verwaltung vieler Türen steigt zudem die Bedeutung der Verfügbarkeit. Fällt die Verwaltungsplattform oder die Kommunikation aus, müssen Betreiber wissen, welche Funktionen lokal weiterlaufen und welche Notfallprozesse greifen.

Drahtlose Installation erleichtert Nachrüstung

Für bestehende Hotels und Apartmenthäuser ist neben der Sicherheit auch der Installationsaufwand ein entscheidender Faktor.

Die von TESA angebotenen kompatiblen Beschläge arbeiten batteriebetrieben und sollen ohne zusätzliche Verkabelung an vielen Türen nachrüstbar sein. Das kann insbesondere bei Bestandsgebäuden interessant sein, in denen eine umfassende Verkabelung mit hohen Baukosten oder Betriebsunterbrechungen verbunden wäre.

Gleichzeitig bleibt der Betreiber bei der Art des Zutritts flexibel. Dieselben Schlösser können nach Angaben des Herstellers neben PIN-Codes auch RFID-Karten oder mobile Schlüssel unterstützen.

Dadurch lässt sich ein hybrides Modell umsetzen. Geschäftsreisende könnten beispielsweise einen mobilen Schlüssel verwenden, während andere Gäste eine klassische Karte oder einen PIN bevorzugen.

Diese Wahlmöglichkeit dürfte in der Praxis wichtig bleiben. Die vollständige Abschaffung physischer Karten ist nicht zwangsläufig für jedes Gästesegment sinnvoll. Digitale Transformation im Hotel bedeutet daher eher, mehrere Zugangsmethoden über dieselbe Infrastruktur verwalten zu können.

Apartmentanlage in Galicien setzt auf PIN-Zugang

Wie ein solcher Ansatz im Betrieb aussehen kann, zeigt der Apartmentkomplex Harpazul im spanischen Galicien.

Dort erhalten Gäste im Rahmen der Buchung einen individuellen PIN, der sowohl den Zugang zur Anlage als auch zu freigegebenen Gemeinschaftsbereichen und dem jeweiligen Apartment ermöglicht. Elektronische, drahtlose Beschläge sichern die wesentlichen Zugangspunkte.

Für den Betreiber liegt der Vorteil insbesondere bei späten Anreisen. Gäste müssen nicht auf die Übergabe eines Schlüssels warten, sondern können nach Erhalt ihres Codes selbstständig einchecken.

„So können wir unseren Gästen einen besseren Service bieten, weil sie nicht an der Rezeption warten müssen“, erklärt Roi Casal von Harpazul. Die Übermittlung des Zugangscodes erfolge einfach per E-Mail.

TESA verweist zudem darauf, dass die eingesetzten Geräte bereits RFID-Karten und Smartphone-Zugänge unterstützen und die Anlage diese Möglichkeiten daher künftig ergänzen könnte.

Die guten Bewertungen des Apartmentkomplexes – 4,7 von fünf Punkten bei Google und 9,5 von zehn bei Booking.com – zeigen eine hohe allgemeine Gästezufriedenheit. Einen unmittelbaren kausalen Zusammenhang zwischen den Bewertungen und dem PIN-Zugang lässt sich daraus allerdings nicht ableiten.

Weniger Rezeption heißt nicht weniger Verantwortung

Die Automatisierung des Check-ins wird mitunter vor allem als Möglichkeit diskutiert, Personalaufwand zu reduzieren. Für ein professionelles Sicherheits- und Betriebskonzept greift diese Perspektive jedoch zu kurz.

Digitale Zutrittslösungen verlagern Tätigkeiten. Statt Schlüssel auszugeben, müssen Mitarbeitende Berechtigungen verwalten, Ausnahmen behandeln und bei technischen oder sicherheitsrelevanten Vorfällen schnell reagieren können.

Auch für Gäste müssen alternative Prozesse existieren. Ein vergessenes Mobiltelefon spielt beim PIN zwar keine Rolle – eine nicht zugängliche E-Mail, ein falsch eingegebener Code oder technische Probleme an der Tür können aber ebenfalls Unterstützung erforderlich machen.

Ein vollständig digitalisierter Check-in darf deshalb nicht bedeuten, dass Gäste im Störungsfall ohne erreichbaren Ansprechpartner bleiben.

Vom Hotelschloss zur digitalen Zutrittsplattform

Der Trend zum PIN-basierten Zugang steht stellvertretend für eine größere Entwicklung in der Hotellerie. Zutrittskontrolle wird zunehmend Teil einer vernetzten digitalen Infrastruktur, die Buchung, Identität, Aufenthalt und Gebäudenutzung miteinander verbindet.

Für Hotels bietet das Chancen: 24/7-Anreisen lassen sich leichter organisieren, Schlüssel- und Kartenmanagement kann reduziert und der Zugang zu unterschiedlichen Bereichen individuell gesteuert werden. Gerade kleinere Unterkünfte können dadurch Prozesse automatisieren, für die bislang eine permanente Besetzung erforderlich war.

Doch Komfort und Sicherheit müssen gemeinsam betrachtet werden. Je stärker Zutritt digitalisiert und automatisiert wird, desto wichtiger werden Cybersecurity, sichere Schnittstellen, ein konsequentes Berechtigungsmanagement und belastbare Notfallprozesse.

Der eigentliche Fortschritt liegt daher nicht darin, den Schlüssel durch sechs Ziffern zu ersetzen.

Entscheidend ist, ob Hotels daraus eine Zutrittsarchitektur entwickeln, die für den Gast einfacher wird, ohne für den Betreiber neue Sicherheitslücken zu schaffen.