Automatisierung aushangpflichtiger
Behördendokumente erspart Zeit und Aufwand

Der Wiener Display-Spezialist Schaukasten.at hat für die niederösterreichische Landeshauptstadt St. Pölten ein Pilotprojekt zur digitalen Amtstafel realisiert. Via Rathaus-Bildschirm können künftig übers Jahr verteilt rund 500 Verlautbarungen, Kundmachungen, Bekanntmachungen und andere Schriftstücke fristgerecht ausgehängt und damit eingesehen werden, erläutert Martin Koutny vom Bürgerservice der Stadt.

Ämter wie Behörden stehen immer stärker vor der Herausforderung, ihre vielen Aushänge in den wenigen bestehenden Schaukästen unterzubringen. Hinzu kommt, dass die offiziellen Dokumente immer umfangreicher werden und bei jeder Änderung manuell ausgetauscht werden müssen, was Zeit und Aufwand verursacht. Mit der digitalen Amtstafel kann dieser Prozess vereinfacht und automatisiert, ein Aushang auf fünf Sekunden abgekürzt werden, erläutert Koutny, danach läuft alles automatisch samt Fristen und Archivierung.

Projektleiter für die Digitale Amtstafel in St. Pölten ist Schaukasten.at-Chef Raphael Diendorfer. Er schwärmt vom vielfältigen Nutzen, auch weil der Verwaltungsaufwand wesentlich reduziert wird. „Sämtliche Abläufe erfolgen künftig automatisiert, so dass die verantwortlichen Mitarbeiter/innen nicht mehr ständig auf Fristen achten oder abgelaufene Aushänge per Hand entfernen müssen“, erläutert Diendorfer. „Und wenn die Amtstafel einmal nicht benutzt wird, kann sie zudem für regionales Marketing, Veranstaltungs- und Vereinsankündigungen genutzt werden.“

Bildschirme statt Zettelwirtschaft 

Die neue Amtstafel im Eingangsbereich des Rathauses besteht aus zwei modernen, 65 Zoll großen Bildschirmen mit Touchscreen-Funktion. Die Screens liefern nicht nur Ankündigungen und Überschriften, sondern den gesamten Inhalt der kundgemachten Schriftstücke, die in den vergangenen Jahren nicht nur zahlenmäßig gestiegen sind, sondern aufgrund der komplexer werdenden Rechtslage auch immer umfangreicher wurden, was das Platzproblem für Papier eigentlich erst verschärft hatte.

Die Umstellung auf die digitale Amtstafel verbessert den Service für Bürgerinnen und Bürger durch ihre übersichtliche, besser lesbare und jederzeit anpassungsfähige Darstellung. „Die Digitalisierung wird die Bürgernähe, Effizienz und Transparenz der Verwaltung vorantreiben“, ist Bürgermeister Mag. Matthias Stadler sicher. Durch Antippen kann das gewünschte Dokument geöffnet werden, mit Pfeiltasten umgeblättert und via QR-Code aufs Handy heruntergeladen werden.

Zugriff von zuhause aus

Aber nicht nur das: Die entwickelte Lösung ist beliebig erweiterbar und somit können auch andere Standorte in St. Pölten digitalisiert werden. Zudem wird der Inhalt der Digitalen Amtstafel auf der Webseite der Landeshauptstadt gespiegelt, wodurch er auch von zuhause aus abgerufen werden kann. https://www.st-poelten.at/ 700 Stunden Programmierarbeit hat die Firma Schaukasten.at bisher investiert, um ein maßgeschneidertes Programm zu entwickeln. BisJahresbeginn 2023 sollen alle gewünschten Funktionalitäten umgesetzt sein. 40 Beschäftigte im Rathaus wurden für deren Bedienung eingeschult. Sie sind für das Hochladen und Aktivieren der Dokumente auf der Digitalen Amtstafel verantwortlich.

Nachweispflicht und Zeitstempel

Schaukasten.at-Geschäftsführer Raphael Diendorfer erläutert die Details der Programmierung: „Der Kundmachungsprozess erfolgt künftig vollkommen automatisiert, bis hin zur Archivierung. Das System erstellt automatische Protokolle über Aushänge zur Nachweispflicht sowie digitale Zeitstempel. Diese elektronische Signatur auf den Aushängen ist unveränderbar und fälschungssicher, wodurch größtmögliche Rechtssicherheit gewährleistet werden kann. Das System kann damit auch von anderen Städten übernommen werden, stellt Diendorfer klar.